CUSIEPLE, kézaco ?

Le 12/10/2017, le Chef de la DSI a envoyé une invitation pour une réunion le jeudi 16 novembre, au rectorat. L’objectif était clair :

• volonté des services académiques de mieux associer et accompagner l’ensemble des utilisateurs dans la mise en œuvre du système d’informations de l’EPLE,
• comité utilisateurs étendu à l’ensemble des acteurs de l’établissement. Ce comité utilisateurs (ex CUIG)  rebaptisé CUSIEPLE, servira de cadre à nos échanges.

L’ordre du jour pour de cette première réunion sera consacré à la présentation du système d’Information et à l’interaction de l’ensemble de ses composantes, avec pour objectif de permettre une meilleure compréhension des différents processus proposés et de maitriser ainsi les éventuels impacts organisationnels. »

La réunion, sous la présidence de M. Michel DAUMIN, Secrétaire Général du Rectorat avait pour but de mettre en en place ce comité. Elle a débouché sur des décisions concrètes.

Etaient présent·e·s : Mme la SGA-DRH, Mme SGA ; le Chef de la DSI et 4 agents de la DSI ; le DAFOP et un de ses collaborateurs ; la Cheffe de la DEC, la Cheffe de la DPAE, le Chef de la DPE. Pour les personnels de direction : M. MASSINA, Proviseur (Sgen-CFDT) et M. Patrick MEUNIER (SNPDEN). M. Cyrille ROGER (ID-FO) était excusé. Pour les organisations syndicales : 2 représentants d’A&I Unsa, 1 du Sgen-CFDT Orléans-Tours. Personne de la FSU ni de la Fnec-FP-FO.

En introduction, le Secrétaire Général a exposé le…

besoin de piloter autrement en matière de systèmes d’information.

La DSI va devenir une direction à part entière

Elle sera en lien direct avec le Secrétariat général, ce qui entraîne une modification dans l’organigramme et le RNE ; c’est un signal fort que ces questions sont prises en considération, constituent un ajustement important, et intègrent les acteurs des DSDEN. La nouvelle DSI n’aura pas de moyens supplémentaires mais elle sera à l’interface des structures. Elle sera présentée au prochain CTSS (2^ème quinzaine de janvier 2018).

Le SG veut un comité le plus transverse possible. L’interrogation sur la place du 1^er degré est posée mais les écoles ne sont pas des EPLE. Néanmoins il existe une perspective d’élargissement de ce comité. Pour le moment, la priorité est l’ensemble des systèmes d’information des EPLE avec les personnels, les services, les parents d’élèves.

Le débat a mis en évidence :

• La difficulté de savoir quelles informations sont partagées. L’impact organisationnel des systèmes qu’il faut adapter dans le quotidien (ex. : les effets de STSWEB), les redondances à éviter dans un système complexe avec des intervenants qui ne sont pas que des EPLE et des services l’Education nationale (collectivités, éditeurs privés, universités).
• Le grand nombre d’applications (72 uniquement sur le PIA !) et celles qui fonctionnent mal.
• Le manque d’intelligibilité de PIA (ARENA est plus clair) : il faut une cartographie des applications et des interactions entre elles, l’utilisation qui en est faite, et d’un accès facilité. Par exemple sur des problématiques précises (bourses, orientation…) avec des praticiens.
• Le besoin d’élaborer des outils d’accompagnement à la portée des utilisateurs (penser à la « fracture numérique» pour 10 % des familles), une meilleure disponibilité des outils d’assistance existants (différents pour l’EN et pour les collectivités) et le moyen de savoir à qui s’adresser en cas de besoin, de panne, ou pour suggérer une amélioration (au Ministère il faut deux ans pour en obtenir !) ; il faut des tutoriels vidéos « pas à pas ».
• La DSI doit communiquer sur sa réactivité en cas de demande d’assistance. L’an dernier, un guichet d’assistance aux familles a été créé : 1 500 demandes traitées en un 1 mois ! Mais les EPLE ont encore besoin de rediriger les familles vers ce guichet. Cela doit s’organiser progressivement car le suivi de l’élève va désormais de la maternelle à l’Université (une continuité est espérée après le bac). Encore faut-il que sa fiche sur Base Elèves soit correctement renseignée (les secrétaires de collège doivent souvent refaire toute la saisie à l’entrée en sixième). Une harmonisation est en cours sur Affelnet 6°.
• L’importance de distinguer « maîtrise des outils » et « stratégie d’utilisation», pour laquelle il y a un besoin d’accompagnements « entre pairs ». C’est le cas de « SIIPRIEN » dont 1/3 des EPLE disposent, les autres ne la connaissent pas. Autre exemple : les enquêtes « EPI » permettent de comptabiliser les internes et de mesurer les places disponibles, mais ce n’est pas comme « SIECLE » et il faut pouvoir croiser ces données avec celles de la Région.
  

  La « culture du système d’information » doit être partagée

• il faut des « parcours utilisateurs » (tout ne sert pas en même temps), une « frise calendaire » pour appréhender l’ensemble.
• La nécessité d’une formation, en partie déjà assurée par la DAFOP. La logique de la formation des personnels de direction n’est pas la formation à ces outils, faute de temps (une journée uniquement sur EDT [sans parler d’une formation nécessaire pour les ajustements] ! En 1994, les futurs chefs d’établissement avaient 6 mois de préparation à leur prise de fonctions) ; il faut aussi former les secrétaires sur la finalité des applications. Mais la DAFOP ne peut pas tout assurer en même temps.
• Pour les échéances à respecter, on peut s’inspirer du système d’alerte qui existe dans le 1^er degré pour les directeurs d’école

Comme le dit le SG, tout ceci renvoie à des fiches de poste, à ce qui est attendu.

Une commande se dégage :

• des vadémécums simplifiés (Yann MASSINA rappelle qu’on les attend depuis dix ans !) intégrant
• la mesure des enjeux
• et le calendrier des opérations à suivre.

Ces « livrets d’accueil » pourraient aider à la prise de fonction. La DAFOP a commencé à travailler sur un livret d’accueil numérique pour les enseignants.

Trois cibles sont dégagées :

• Les chefs d’établissement
• Les gestionnaires
• Les assistant·e·s des personnels de direction (secrétaires)

Ce serait un outil de formation sur 3 plans :

• stratégie,
• urgences,
• outils avec ressources immédiatement disponibles (tutoriels, n° de téléphone d’un référent…)

Et il faudrait une première partie qui montre de façon simple un tronc commun aux trois cibles.

Le diaporama préparé pour cette réunion doit être envoyé aux participants, il pourrait servir de base de travail pour être transformé en support calendaire avec des liens interactifs.

Le Chef de la DSI va consulter ses homologues pour voir ce qui existe ailleurs.

Le Comité préconise :

• que le mode de fonctionnement du Comité ne soit pas forcément « en présentiel »
• qu’il se donne pour mission de produire une trame de livret d’accueil ou Vade-mecum adaptée à chacune des trois cibles
• que l’échéance pour livrer une version 1 est juin 2018
• que le travail sur les contenus soit fait en trois groupes distincts comprenant chacun une dizaine de personnes, le Secrétariat Général se chargeant d’envoyer les éléments pour la partie commune
• que chaque groupe se réunisse une fois en janvier (c’est la DAFOP qui gèrera les convocations) Les participants doivent envoyer à Maxime CABAT la liste des personnes à convoque pour chaque groupe
• que les groupes d’experts et personnes-ressources auprès de la Dafop soient sollicités mais qu’il soit fait appel à des « chefs de file » pour chaque groupe de réflexion :

• chefs d’établissement : Patrick MEUNIER
• gestionnaires et agents comptables : Yannick CORDONNIER
• assistant·e·s des personnels de direction : une secrétaire ou un chef adjoint assisté·e de Yann MASSINA dans un groupe composé de secrétaires B et C avec gestion élèves et gestion RH

• que ce travail de canevas et l’architecture commune soient validés par le Comité en plénière avant les vacances de printemps.
• que ce Vade-mecum doit être un rappel des enjeux et un outil interactif, avec des liens vers des outils d’assistance et des tutoriels (Voir Canopé, tester les tutoriels existants et les mises à jour) permettant une prise en charge plus facile pour les nouveaux arrivants et une meilleure efficacité des réponses.